C’è chi ha scoperto lo smart working solo in epoca di pandemia, ma in realtà è una modalità di lavoro che le grandi aziende stanno sperimentando da anni.
Perché la società cambia, le necessità e le opportunità anche, e il lavoro alla scrivania dell’ufficio dalle 9 alle 17 sta per andare in pensione. Non sparirà del tutto, ovviamente, ma è indubbio che lo smart working apporti una serie di vantaggi. Lavorare da casa non è sinonimo di pigrizia come forse qualcuno temeva, ma al contrario può aumentare la produttività del lavoratore fino al 15%, e ridurre il tasso di assenteismo – cosa più facilmente comprensibile – anche del 20 per cento. Per le aziende il risparmio di gestione arriva al 30 per cento, secondo i dati del Politecnico di Milano, e per l’ambiente la riduzione di CO2 è pari 1 milione e mezzo di tonnellate all’anno.
Insomma, il futuro è composto da lavoratori che svolgono la libera professione con Partita Iva, sfruttano le loro competenze e capacità, lavorano da remoto e usano la tecnologia per organizzare il loro business. Basta una buona organizzazione e le conoscenze delle opportunità offerte dall’hi-tech.
Strumenti di contatto e condivisione
C’era un tempo, non poi così lontano, in cui la novità tecnologica più rimarchevole era il fax: con una telefonata, si poteva far arrivare una copia di documenti anche dall’altra parte del mondo. Oggi ci sono le email, con allegati file, foto e anche video, potendo inviare anche interi fascicoli con un click.
Questa è una delle rivoluzioni che hanno permesso allo smart working di esistere e svilupparsi. Perché lavorare in team è fondamentale, ed il web che ha consentito di farlo da remoto. E’ quindi indispensabile conoscere tutti gli strumenti a disposizione. Non solo email e messaggi whatsapp, ma anche i servizi di condivisione, da dropbox al drive di google, per trasferire file di grandi dimensioni e apportare modifiche sugli stessi fogli di lavoro.
Ci sono poi tutte le app per videocall, dal conosciutissimo Zoom al Google meets. Non si tratta solo di conoscerne l’esistenza, ma di sapere come utilizzarli per condividere presentazioni o fare registrazioni. Non fatevi trovare impreparati al momento del bisogno: studiateli in anticipo.
Amministrazione e gestione degli aspetti burocratici
Gestire le spese e l’amministrazione della casa è spesso un problema, e per un imprenditore si aggiungono le incombenze della propria attività. Fortunatamente perdere tempo in banca o all’Agenzia delle Entrate è qualcosa che accade sempre più di rado.
Già l’introduzione dei servizi di home banking ha permesso di accedere a pagamenti, sia delle bollette sia dei tributi, comodamente da casa e in qualsiasi momento. Ma oggi gran parte della burocrazia ha snellito i propri processi passando sul web.
Per esempio, è possibile aprire la partita Iva e affidare la gestione della parte fiscale a Fiscozen, piattaforma web che permette di avere a disposizione un assistente dedicato ovunque ci si trovi e in qualsiasi campo si lavori. Fiscozen mette a disposizione pacchetti all inclusive con servizi dedicati in particolar modo ai liberi professionisti; a prezzi contenuti è possibile essere seguiti in ogni settore, dalla consulenza fiscale al versamento dei tributi fino alla dichiarazione dei redditi.
Calendario e task management
Lavorare in proprio e gestire il proprio tempo è una grande libertà, ma se non si ha una buona organizzazione alle spalle la libertà diventa confusione.
Anche in questo caso, online è possibile trovare diverse soluzioni. Il più immediato è Google calendar, il cui vantaggio non è solo quello di segnare i nostri appuntamenti, ma quello di poter anche ricordarli sull’agenda virtuale di colleghi e clienti, così da diminuire il rischio di dimenticanze e incomprensioni. Ci sono poi tool, come Trello, che permetto di creare to-do list e bacheche per avere sotto controllo appuntamenti, scadenze e soprattutto progetti da portare a compimento.
Organizzare un database dei contatti
Oggi il bene per il quale le grandi aziende sono disposte a pagare di più sono i dati e i contatti dei clienti; quindi organizza un database della tua attività. Non segnare numeri di telefono sull’angolo dell’agenda o su biglietti da visita infilati nel portafoglio: questa è una operazione scientifica.
Online ci sono Customer Relationship Management Software, ma se sei alle prime armi puoi anche cominciare con un semplice foglio excel. Non limitarti però a inserire nome e recapiti; segnala dove hai incontrato quella persona, come e perché ti ha contattato, in che periodo e qualsiasi altra nota possa esserti utile. In breve tempo avrai una fotografia del tuo target di riferimento.
